Để việc kinh doanh hoạt động hiệu quả, bất kể một doanh nghiệp nào cũng muốn tạo một môi trường làm việc tốt cho các nhân viên. Bởi đây là yếu tố định hình được cách làm việc cũng như hiệu suất công việc của mỗi nhân viên. Vì vậy, các doanh nghiệp đã lựa chọn phương pháp quản lý theo tiêu chuẩn 5S.

Tóm tắt nội dung

1. KHÁI NIỆM VỀ TIÊU CHUẨN 5S

Tiêu chuẩn 5S là tiêu chuẩn xuất phát từ những người làm việc có nguyên tắc cao – Nhật Bản.

5S là chữ cái đầu của các từ tiếng Nhật “SEIRI”, “SEITON”, “SEISO”, “SEIKETSU” và “SHITSUKE”, tạm dịch sang tiếng Việt là “SÀNG LỌC”, “SẮP XẾP”, “SẠCH SẼ”, “SĂN SÓC”, “SĂN SÀNG”. Từ ý nghĩa của các từ bắt đầu bằng 5 chữ S, các nguyên tắc chung của thực hành 5S được hiểu như sau:

1.1. SEIRI (整理- Sàng lọc)

Là sàng lọc những vật dụng không cần thiết tại nơi làm việc và loại bỏ chúng. Đây được xem là bước đầu tiên trong tiêu chuẩn 5S. Và đây cũng là bước cần phải thực hiện thường xuyên.

Liệt kê, phân loại, lựa chọn và loại bỏ những thứ không cần thiết trong môi trường làm việc: Máy móc, thiết bị, nguyên vật liệu, vật dụng, đồ dùng, tài liệu,…

Với những thứ cần thiết thì phải xác định rõ số lượng và thời gian sử dụng.
Với những thứ không cần thiết có thể di dời, bán hoặc tái sử dụng nếu có.

1.2. SEITON (整頓 – Sắp xếp)

Sắp xếp mọi thứ ngăn nắp, theo một trật tự nhất định, tiện lợi khi sử dụng. Đây là việc không thể thiếu của mỗi cá nhân và tổ chức. Các vật dụng được sắp xếp gọn gàng khoa học sẽ giúp sẽ mang lại hiệu suất làm việc cao. Mọi người sẽ dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ mượn và dễ trả lại. Hồ sơ, tài liệu, chứng từ, văn bản, các công cụ, dụng cụ,…được phân loại và phân khu lưu trữ. Đồ thường dùng phải để nơi gần người sử dụng. Đồ ít dùng để nơi xa hơn, ít thuận tiện hơn. Đồ không dùng nên lưu kho, kèm nhãn mác. Mọi người sẽ thuận tiện và tiết kiệm thời gian hơn trong công việc.

Khâu này yêu cầu mọi người phải tuân thủ triệt để mọi vật dụng dụng phải có một vị trí quy định riêng. Mỗi vật dụng đều phải có dấu hiệu nhận biết rõ ràng. Như vậy, các vật dụng sẽ không bị nhầm lẫn, thất lạc.

1.3. SEISO (清掃 – Sạch sẽ)

Là vệ sinh tại nơi làm việc sao cho không còn rác hay bụi bẩn. Cần phải làm sạch tất cả máy móc, thiết bị, vật dụng, môi trường, cảnh quan, mỹ quan thông qua hoạt động vệ sinh cá nhân và tập thể. Đây là khâu vần phải thực hiện định kỳ thường xuyên.

Cần phải chú ý tới nội dung: Ai là người thực hiện? Vệ sinh cái gì? Phương pháp vệ sinh? Dụng cụ được sử dụng để vệ sinh? Thời gian làm vệ sinh?

Đây là khâu hướng tới cải thiện và bảo vệ môi trường làm việc. Nơi làm việc sẽ hạn chế được rủi ro, tai nạn lao động. Máy móc vận hành chính xác, giảm thiểu hỏng hóc, nâng cao độ bền.

1.4. SEIKETSU (清潔 – Săn sóc)

Là luôn săn sóc, giữ gìn nơi làm việc luôn sạch sẽ, thuận tiện và có năng suất bằng cách liên tục thực hiện Seiri, Seiton, Seiso. “SEIKETSU” thực chất là quá trình rèn giũa và nâng cao ý thức tuân thủ các điều luật của mỗi cá nhân tại doanh nghiệp.

Xây dựng hệ thống để duy trì và chuẩn hóa “SEIRI”, “SEITON”, “SEISO”.

Thiết lập các quy trình, quy định, cảnh báo bằng văn bản, hình ảnh. Trong đó nêu rõ phạm vi hoạt động (những gì được làm và không được làm).
Tài liệu hướng dẫn, trách nhiệm “SEIRI”, “SEITON”, “SEISO” của mỗi cán bộ công nhân viên.
Cách thức và tần suất triển khai 3S tại từng vị trí cụ thể.
Chế độ khen thưởng

1.5. SHITSUKE (躾 – Sẵn sàng)

Tạo thành một nề nếp, thói quen tự giác làm việc tốt, duy trì môi trường làm việc thuận tiện. Thực hiện tốt khâu này không chỉ nâng cao năng suất lao động của cá nhân mà còn góp phần cải thiện hiệu suất chung của toàn bộ tổ chức.

Hình thành thói quen, nề nếp, tác phong để mỗi một thành viên trong doanh nghiệp đều tự giác và chủ động kết hợp nhuần nhuyễn với các chuẩn mực 5S.

2. LÝ DO THỰC HIỆN 5S

Thực hành 5S là một chương trình đòi hỏi sự tham gia của tất cả mọi người trong tổ chức/doanh nghiệp. Đây là một phương pháp hiệu quả để huy động con người, cải tiến môi trường làm việc và nâng cao năng suất.

Nguyên tắc của thực hành TIÊU CHUẨN 5S hết sức đơn giản, không đòi hỏi phải dùng các thuật ngữ hay phương pháp phức tạp nào trong quá trình thực hiện. Thành công trong thực hành sẽ giúp các tổ chức/doanh nghiệp đạt được năng suất cao hơn thông qua:

+ Xây dựng một môi trường sạch sẽ, ngăn nắp;

+ Mọi người trong cũng như ngoài tổ chức/doanh nghiệp dễ dàng nhận thấy rõ kết quả;

+ Tăng cường phát huy sáng kiến;

+ Nâng cao ý thức kỷ luật trong cơ quan;

+ Chỗ làm việc trở nên thuận tiện và an toàn;

+ Cán bộ công nhân viên tự hào về nơi làm việc;

+ Xây dựng hình ảnh tổ chức/doanh nghiệp, đem lại cơ hội trong quản lý, kinh doanh…

3. PHẠM VI ÁP DỤNG TIÊU CHUẨN 5S

Tiêu chuẩn 5S áp dụng cho mọi lĩnh vực ngành nghề: công nghiệp, nông nghiệp, thủy – hải sản, thủy điện, hành hcisnh, y tê,s kỹ thuật,…
Tiêu chuẩn 5S có thể áp dụng cho mọi loại hình tổ chức, doanh nghiệp: Cơ quan nhà nước, công ty TNHH MTV, Công ty TNHH HTV, Công ty tư nhân, Công ty cổ phần, Công ty hợp doanh,…
Tiêu chuẩn 5S có thể áp dụng cho mọi quy mô từ siêu nhỏ, nhỏ, vừa, lớn,…

4. LỢI ÍCH CỦA TIÊU CHUẨN 5S ĐỐI VỚI DOANH NGHIỆP

Loại bỏ lãng phí trong thủ tục hành chính, quy trình sản xuất kinh doanh.
Tránh lãng phí cho doanh nghiệp: hạn chế tình trạng hỏng hóc, thất lạc, thất thoát tài nguyên.
Tiết kiệm thời gian, công sức trong công việc, tránh được những sai sót nhờ mọi thứ đều được sắp xếp gọn gàng theo đúng quy định.
Phát hiện kịp thời các nguy cơ tiềm ẩn hay sự cố bất thường trong quá trình kiểm tra định kỳ để giải quyết nhanh chóng.
Cắt giảm các hoạt động dư thừa, không mang lại giá trị và lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Cải thiện môi trường, điều kiện làm việc. Nơi làm việc trở nên an toàn, sạch sẽ. Từ đó, sức khỏe của cán bộ nhân viên được đảm bảo. Người lao động làm việc hăng say hơn, hiệu quả hơn.
Nâng cao tính tự giác và kỷ luật của người lao động.
Nâng cao năng suất làm việc, chất lượng sản phẩm.
Tạo thêm nhiều cơ hội để phát triển, hợp tác kinh doanh cho doanh nghiệp.

5. CÁC YẾU TỐ CƠ BẢN ĐỂ THỰC HIỆN THÀNH CÔNG TIÊU CHUẨN 5S

5.1. Lãnh đạo luôn cam kết và hỗ trợ

Cũng như việc áp dụng các công cụ nâng cao năng suất chất lượng khác, việc áp dụng TIÊU CHUẨN 5S đòi hỏi sự cam kết và ủng hộ của Ban lãnh đạo cấp cao. Thông qua việc chỉ đạo thực hiện, tập trung nguồn lực, kinh phí và thời gian,.. là những yếu tố giúp TIỂU CHUẨN 5S được thành công.

5.2. Tiến hành đào tạo

Đào tạo và hướng dẫn mọi cán bộ nhân viên trong tổ chức/doanh nghiệp hiểu rõ mục tiêu, ý nghĩa cũng như phương pháp để thực hiện. Từ đó mỗi phòng ban/phân xưởng có thể chủ động đưa ra kế hoạch thực hiện tại đơn vị của mình. Đặc biệt, cần đào tạo ngay khi có nhân viên mới. Có như vậy, nhân viên sẽ tự chủ động trong công việc cũng như tuân thủ TIÊU CHUẨN 5S.

5.3. Sự tự nguyện tham gia của tất cả mọi người

Sau khi đã nắm rõ được TIÊU CHUẨN 5S, các nhân viên đã biết được ý nghĩa của phương pháp này. Mọi người cần tự giác, chủ động thực hiện như một thói quen hàng ngày.

Sự tham gia của tất cả mọi người – Bí quyết thành công của chương trình thực hành 5S là tạo một môi trường khuyến khích mọi người tích cực tham gia, phát huy sáng kiến và duy trì mội trường làm việc sạch sẽ, thuận lợi và an toàn.

5.4. Lặp lại tiêu chuẩn 5S ở mức độ cao hơn

Để tạo được môi trường làm việc ngày một chuyên nghiệp và hữu ích, việc lặp lại tiêu chuẩn 5S là cần thiết.

Duy trì và cải tiến không ngừng, tạo nên một nguyên tắc hoạt động trong tổ chức/doanh nghiệp để đảm bảo tính hiệu quả trong quản lý và kinh doanh.

Các nhân viên cần tự giác áp dụng tiêu chuẩn 5S theo chu kỳ, giờ, ngày, tháng thì mới mang lại hiệu quả trong công việc.

Chưa được phân loại

TIÊU CHUẨN 5S